Tout savoir sur l’organisation de réception

Que ce soit dans le domaine du particulier ou du professionnel, organiser une réception est une tâche qui paraît facile, mais est une grande responsabilité. Afin que la réception soit parfaite, il est important d’avoir le sens organisationnel, du sang froid, de créativité et de savoir-faire. Explication !


À quel moment organiser une réception ?



Pour que l’organisation se passe très bien, il faut bien se préparer des mois à l’avance. Le moment le plus opportun est la fin de semaine. En effet, une réception en début de semaine peut être boycottée par les convives. De ce fait, elle doit se tenir un jeudi, ou un vendredi, ou un samedi si vous voulez que l’assistance ne fasse pas partie des abonnés absents, pour organiser un évènement.
Si vous convoitez le maximum de présence, il est déconseillé d’organiser une réception durant les saisons hautes c’est-à-dire durant les vacances scolaires ou la saison durant laquelle la production et/ou la demande en entreprise sont en hausse.
Une réception est organisée afin de montrer la valeur de l’entreprise et d’apporter une motivation au personnel. Soit vous organisez une réception dans le cadre d’un lancement de nouveau produit, d’une collaboration avec de nouveaux investisseurs… elle est destinée afin d’apporter du fun et de la convivialité autour d’une fête. Les grands évènements de l’entreprise, c’est l’occasion parfaite pour organiser une réception.


Quelles sont les différentes étapes de l’organisation ?



Afin de mettre en valeur l’entreprise et de surprendre les invités durant les festivités, il est important d’avoir l’œil, ne rien laisser au hasard. Une réception réussie est le fruit d’une bonne organisation, pour ce faire, il faut miser sur le lieu où doit se tenir la réception, l’ambiance qui va l’animer durant, le repas avec lequel nourrir les convives.
Il est important de miser sur un planning bien établi afin d’éviter les oublis et les imprévus. Il faut de ce fait y inscrire toutes les tâches à faire, les éléments clés de la réception.
Ensuite, définir le budget de la réception. En effet, chaque étape dépend du budget à dépenser durant l’évènement à savoir, le lieu, le style, la restauration, l’ambiance,…
Vous ne pouvez pas faire une réservation de lieu ni commander le repas sans connaître qui sont les invités. Il faut donc définir le nombre de personnes qui seront conviées à la réception avant de définir quel type de réception vous allez leur proposer. Il est à savoir que durant une réception c’est le type de restauration qui vous distingue, vous avez pour cela différents types dont le déjeuner, le cocktail dînatoire, le buffet… et comme la restauration rime avec ambiance, il est important de bien choisir l’animation idéale durant.
Le choix du lieu où va se tenir la réception tient une grande place. Elle peut se tenir soit en intérieur dans votre établissement même ou dans une salle dédiée pour. Soit en extérieur dans un endroit qui offre une vue imprenable de la nature, pour ce faire, vous devez louer une tente de réception afin d’éviter l’insolation des convives ou la pluie.


Pourquoi faire appel à un professionnel ?



Pour que l’organisation de la réception se fasse selon les règles de l’art, il est conseillé de faire appel à un professionnel évènementiel pour vous défaire de ces lourdes tâches comme trouver le lieu, louer une tente de réception… afin de satisfaire vos convives. Ainsi, votre réception ne sera qu’une réussite auprès de vos invités.

En somme, pour réussir une réception, il faut être bien organisé. Si vous ne voulez pas décevoir vos invités, faites appel à un bon professionnel événementiel qui vous satisfera