Dans une association, le conseil d’administration peut s’avérer utile. Dans certains cas, il est même indispensable. Tour d’horizon et explications avec Goudsmit Tang Management Company.
Le conseil d’administration, est-il obligatoire dans une association ?
Toutes les associations ne sont pas forcément dotées d’un conseil d’administration rappelle Goudsmit Tang. En théorie, c’est leur droit. Cependant, un tel organe est indispensable pour certaines associations. C’est le cas, par exemple, pour celles qui désirent être déclarées « d’intérêt public ». Ou pour celles dont la taille est devenue trop importante. En effet, le conseil d’administration rend la gestion plus fluide et plus rapide. Grâce à lui, il n’est pas nécessaire de se réunir en assemblée générale à la moindre prise de décision.
Conseil d’administration : qui sont les membres et quel est leur rôle ?
Le conseil d’administration est composé de membres de l’association. À partir du moment où ils en font partie, ces membres deviennent des « administrateurs », et remplissent donc des rôles de gestionnaires. Les critères d’éligibilité et la longueur des mandats varient selon les statuts de l’association. Dans de nombreuses associations, les administrateurs sont choisis parmi les associés de plus longue date. Mais les postes d’administrateurs sont ouverts à tous les membres, y compris aux personnes morales. Si elles désirent postuler, ces dernières doivent néanmoins être représentées par une personne physique.
Durée du mandat et pouvoir des administrateurs
Les administrateurs sont élus pour une durée qui varie selon les associations. Afin de garantir un bon fonctionnement, il est important de déterminer la bonne durée. À titre d’exemple, beaucoup d’associations choisissent d’élire leurs administrateurs pour trois ans. De leur côté, les administrateurs peuvent mettre fin à leur mandant à tout moment… À moins que l’inverse ne soit stipulé dans les statuts de l’association. Pour ceux qui concernent les pouvoirs du conseil d’administration, là encore, ils sont définis par les statuts.
Dans tous les cas, ces pouvoirs incluent la gestion de l’association et de sa dimension administrative. Les administrateurs convoquent les assemblées générales, établissent l’ordre du jour et le budget prévisionnel, gèrent les nouveaux adhérents, ouvrent les comptes en banque, nomment les membres du bureau et le cas échéant, recrutent les employés de l’association. Mais n’oublions pas que l’assemblée générale peut, de son côté, s’opposer à lui, dans le cas où une décision ne lui conviendrait pas.
Fonctionnement du conseil d’administration
Le fonctionnement du conseil d’administration est déterminé par les statuts de l’association. En théorie, les convocations et les réunions se déroulent dans les mêmes conditions que les assemblées générales. On peut toutefois décider de faciliter leur fonctionnement. Par exemple, leur délai de convocation peut être plus court. Et pour s’assurer du bon déroulé des séances, les rôles de chacun des administrateurs doivent être bien définis au préalable.
Lors de chaque réunion, le conseil d’administration est tenu de rédiger un compte-rendu. Ce dernier est d’une grande importance : il sert à garantir la légitimité des délibérations. Outre des précisions purement administratives (auteur, date, heure, lieu de la réunion, membres en présence…) il doit contenir l’ordre du jour, ainsi qu’un résumé des discussions. Ce document légal doit être conservé dans les archives de l’association. Une feuille de présence l’accompagne ; cette dernière doit être signée par tous les administrateurs présents à la réunion.